Pagamentos em atraso: 5 dicas para que seus clientes paguem a tempo

Uma em cada quatro empresas também passa mais de 10 horas por semana em busca de pagamentos atrasados. Para ajudar você a gastar mais do seu tempo com as coisas que adora, reunimos nossas cinco principais dicas para lidar com pagamentos atrasados.

Administrar uma pequena empresa geralmente significa dividir seu tempo entre as coisas que você adora fazer e as que não ama. Uma das coisas que muitos dos nossos comerciantes destacaram como o último está perseguindo clientes para pagamentos.

De acordo com Bacs, quase metade das pequenas e médias empresas do Reino Unido estão sendo pagas com atraso , com a empresa média esperando por £ 32.185 em pagamentos atrasados. 42% dessas empresas estão gastando até quatro horas por semana em busca de pagamentos atrasados.

Isso significa quatro horas de conversas desagradáveis ​​pedindo dinheiro e repetidos telefonemas, e-mails e lembretes - tempo que poderia ser muito melhor gasto construindo ou melhorando o seu negócio. Além do mais, a cada ligação ou e-mail, o seu lucro e o tempo gasto para fazer as coisas que você ama diminuem. Você pode até acabar gastando mais tempo em busca de pagamentos do que gastou no trabalho em primeiro lugar.

Para ajudar você a gastar mais do seu tempo com as coisas que adora, reunimos nossas cinco principais dicas para lidar com pagamentos atrasados.


1. Defina seus termos e expectativas no início

Certifique-se de que seu cliente tenha clareza sobre suas condições de pagamento desde o início - destaque o que ele precisa pagar, quando ele precisa pagá-lo e se há penalidades por pagamentos atrasados ​​e, em seguida, exiba-o em cada fatura. Isso ajudará a evitar que os clientes paguem com atraso simplesmente porque não tinham certeza de quando deveriam pagar. Isso também ajudará a tornar as conversas sobre pagamentos em atraso um pouco menos complicadas, já que você simplesmente estará lembrando-as dos termos, em vez de surpreendê-los com penalidades ou prazos.

Dica: considere encurtar suas condições de pagamento. A maioria das empresas tende a usar prazos de pagamento de 30 dias, mas você não precisa. Pode valer a pena discutir com o cliente antecipadamente para tentar reduzir seus termos e impedir que suas faturas sejam deixadas em segundo plano. Solicitar o pagamento antecipado significa que você tem mais chances de ficar perto do topo da lista de tarefas do seu cliente.

2. Envie faturas prontamente

Certificar-se de faturar imediatamente pode ajudar a garantir que você seja pago no prazo. Onde possível incluir:

  • Nome da sua empresa, logotipo, endereço registrado e número da empresa (se aplicável)
  • Seus termos e condições
  • Detalhes do serviço ou produto
  • Qualquer referência ou número do pedido
  • O montante devido
  • A data e o número da fatura
  • O nome e endereço do cliente
  • Seus detalhes de pagamento
  • Se relevante, quanto IVA foi cobrado, seu número de registro de IVA e uma discriminação de IVA para cada item da fatura.

Dica: verifique se todas essas informações são precisas. Qualquer erro pode significar que a fatura é enviada de volta e o pagamento está atrasado.
3. Faça com que seja o mais fácil possível pagar-lhe
Pagar suas contas nem sempre é fácil - não apenas você precisa se lembrar em primeiro lugar, mas também precisa escrever e enviar o cheque, gastar tempo esperando para pagar pelo telefone ou ter certeza de que tem tudo o que precisa para entrar no seu banco online para atualizar o seu boleto.
Dica: considere como você pode facilitar o pagamento de seus clientes. Isso pode significar o envio de lembretes no momento em que eles podem realmente pagar, permitindo que eles paguem da maneira que melhor lhes convier, oferecendo maneiras de pagá-lo até lá ou apenas certificando-se de incluir sempre todos os detalhes de pagamento em lembretes.

4. Converse com seu cliente sobre o motivo pelo qual ele não está pagando a tempo

Uma boa comunicação com seu cliente é fundamental para evitar pagamentos atrasados. Pode ser que o seu cliente tenha uma razão real para não lhe pagar a tempo. Falando com eles logo no início, você poderá trabalhar com eles para resolver o problema, talvez fazendo algo tão simples como alterar a data de pagamento ou as parcelas de oferta.
Dica: se você estiver coletando pagamentos recorrentes, considere o uso de um método de pagamento automático, como pedido permanente ou Débito direto. Depois que um pedido de débito direto ou permanente é configurado, seus clientes não precisam mais se preocupar em se lembrar de pagá-lo toda vez que você pode receber um pagamento assim que é devido. Além do mais, você não precisará perder mais tempo correndo atrás de pagamentos atrasados. É uma situação ganha-ganha para vocês dois.
5. Dê lembretes regulares aos seus clientes
Muitas vezes, todas as necessidades de um cliente são um lembrete para movimentar a memória. Você pode tentar chamá-los alguns dias antes do vencimento do pagamento ou acompanhar pagamentos em atraso com e-mails e chamadas.
Dica: a automatização de seus e-mails de lembrete pode economizar tempo e esforço. Com provedores como o FreeAgent , você pode escrever seu e-mail de lembrete de fatura não pago e, em seguida, definir isso para ser enviado automaticamente sempre que um pagamento ficar vencido.
E se nada disso ajudar?
Em vez de automatizar seus lembretes, você pode automatizar todo o processo de pagamento. Com Débito Direto e pedido permanente, os pagamentos podem ser feitos automaticamente sempre que estão vencidos, o que significa que você não precisará mais se preocupar com pagamentos atrasados.
Este foi certamente o caso da The Fulfilling Station que reduziu os seus dias de devedor de 59 dias úteis para apenas 10, pedindo aos clientes que pagassem usando o Débito Directo.
Para saber mais sobre como usar o Débito Direto pode ajudá-lo a evitar pagamentos atrasados, consulte nosso guia de Débito Direto .